1. Quản Trị Văn Phòng Tiếng Anh Là Gì?

Quản trị văn phòng trong tiếng Anh sẽ được gọi tắt là “officeadmin”. Đây là công việc, đồng thời cũng là bộ phận được nhiều công ty công nhận và khẳng định là quan trọng nhất. Công việc của người quản trị văn phòng ở đây là xử lý hầu hết các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ nghi tiếp khách, đồng thời tổ chức các công việc văn thư. Và hỗ trợ hồ sơ cho toàn bộ nhân viên trong công ty, ngoài ra trong doanh nghiệp công việc của họ còn bao gồm việc tư vấn cho lãnh đạo cấp cao về các vấn đề pháp lý khi cần thiết.

Để hiểu rõ hơn về quản trị văn phòng, chúng ta sẽ phân tích kỹ hơn về từng hạng mục.

Bạn đang xem: Hành chính văn phòng tiếng anh là gì

1.1. Văn phòng là gì?

Trong những năm gần đây, có thể nói khái niệm hai từ “văn phòng” được sử dụng khá nhiều và rộng rãi trong giới nghiên cứu và ứng dụng. Dù là trong công việc quản lý hay trong cuộc sống thường ngày, nhắc đến văn phòng hầu như ai cũng sẽ nghĩ đến nhiều yếu tố liên quan đến nó, từ nơi làm việc rộng rãi hay xập xệ, chất đống hồ sơ, tài liệu cho đến những cô thư ký, bất kể là trẻ, trung. già hay già, đẹp hay tạm ổn. Quan niệm sống có sức lan tỏa đến mức bất cứ ai đi qua một con phố lớn sầm uất đều bắt gặp hàng loạt các từ, cụm từ liên quan đến văn phòng như: cơm văn phòng, thời trang công sở, văn phòng cho thuê, văn phòng trọn gói, thuê nhân viên văn phòng, cao ốc văn phòng v.v… do đó, trong khái niệm cộng đồng, xét từ nghĩa đen và nghĩa tượng trưng, ​​khái niệm “công sở” liên quan đến hình ảnh nơi làm việc, công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ. 2 Các học giả được đào tạo về quản trị văn phòng tại nhiều trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam đều thống nhất định nghĩa về văn phòng như sau:

-Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy tổ chức quản lý của đơn vị từ trên xuống dưới, đặc biệt là những nhân sự là người quản trị hệ thống quản lý, cho toàn bộ cơ quan, tổ chức. Một thuật ngữ chung cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp

– Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là cơ quan giúp nhà quản lý hoàn thành các nhiệm vụ chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực phục vụ dưới sự điều hành của nhà quản lý. Dịch vụ logistics đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của tổ chức

Về cơ bản, cách hiểu ở trên coi văn phòng là một “thực thể” trong một tổ chức và việc xem văn phòng từ góc độ tổ chức và chức năng giúp các nhà nghiên cứu và quản lý dễ dàng xác định và xác định đối tượng mà công việc của bạn hướng tới. Nói cách khác, coi văn phòng là một thực thể sẽ giới hạn trách nhiệm và hoạt động của người quản trị văn phòng đối với thực thể đó, trong khi các trách nhiệm thuộc về chính văn phòng lại mở rộng ra bên ngoài văn phòng. Một bộ phận hoặc thậm chí 3 lĩnh vực kinh doanh là cơ quan điều hành của cơ quan.

1.2. Quản trị văn phòng

Về khái niệm văn phòng, cùng với những cách làm trên, đây là lĩnh vực tổ chức hoạt động và cũng cần được quản lý. Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, ở Châu Âu và Hoa Kỳ đã xuất hiện các ấn phẩm về quản lý văn phòng, tiêu đề sách sử dụng thuật ngữ chung là “quản lý văn phòng hành chính” (5 office management). Trong cùng thời gian, một số ấn phẩm khác có thuật ngữ “quản lý văn phòng” trong tiêu đề của chúng đã được xuất bản. Mặc dù có một số khác biệt về bố cục, cách giải quyết vấn đề và cách giải thích của các ấn phẩm nói trên, nhưng về cơ bản, các ấn phẩm này đều xác định văn phòng hành chính là bộ phận chức năng chính. Và kiểm soát 3 đối tượng chính là Workplace, Employee và Workflow. Tuy nhiên, khi du nhập vào Việt Nam, chúng được gọi là “quản lý văn phòng” hay “quản lý văn phòng” như một thuật ngữ chung chung và được sử dụng rộng rãi đến mức trở thành thói quen.

2. Quản trị viên văn phòng làm gì

Quản trị viên văn phòng làm những công việc thường bị nhiều người coi thường và “coi thường”, họ còn coi đó chỉ là công việc giấy tờ, tầm thường và nhàm chán. Nhưng trong thực tế công việc hành chính văn phòng hiện nay, đây là công việc đòi hỏi mỗi nhân viên phải có trách nhiệm cao với công việc. Mỗi nhà quản trị văn phòng sẽ có những trách nhiệm khác nhau, nó rất đa dạng và rất toàn diện. Thật không ngoa khi ví những người quản trị văn phòng giống như “bảo mẫu” của cả công ty, toàn doanh nghiệp. Bởi đây là người phụ trách toàn bộ công ty, nếu “người mẹ” này biến mất dù chỉ một ngày, có thể toàn bộ công ty, doanh nghiệp đó sẽ rối tung, rối ren.

Tham khảo: Quan hệ giữa jack và orgy là gì

Công việc hàng ngày của nhân viên phòng hành chính như sau:

– Lễ tân văn phòng: Công việc của các lễ tân này là trực điện thoại, đón tiếp khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

– Trợ lý thư ký: Công việc của trợ lý thư ký là sắp xếp các cuộc họp, lịch làm việc cho công ty, đồng thời chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho các cuộc họp, hội nghị, phỏng vấn, tiệc công ty.

– Người chuyên soạn thảo và lưu trữ hồ sơ: Người này soạn thảo công văn, dịch tài liệu tiếng Anh sang tiếng Việt, đồng thời tổng hợp và lưu trữ tài liệu khi bạn không cần đến.

– Người chấm công và thực thi chính sách: Là người thông báo cho nhân viên trong công ty về những thay đổi trong quy định của công ty, đồng thời đây là người thực hiện công khai các chính sách và lề thói cho toàn thể nhân viên.

– Nhân sự trong công ty chuyên quản lý cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: là người trực tiếp đứng ra chi tiêu ngân sách của công ty và mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm còn thiếu trong công ty, công việc của họ là đặt mua báo, thức ăn để phục vụ nhu cầu của nhân viên nhân viên, kiểm kê và bảo quản số lượng, chất lượng các trang thiết bị, vật tư văn phòng, thay thế, bổ sung khi cần thiết.

Duy trì môi trường làm việc của nhân viên công ty: công việc ở đây là chăm lo cho nhân viên công ty, sức khỏe cán bộ công ty, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên công ty. Nhiều khi nhà quản trị văn phòng sẽ đứng ra giải quyết mâu thuẫn cá nhân giữa các nhân viên, hòa giải các mối quan hệ và mang lại lợi ích cho nhân viên.

Xem thêm: Chuyên viên kinh doanh là gì? Mô tả công việc và mức lương

Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: Đây là nhân viên xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến luật pháp hoặc văn bản pháp lý, đồng thời là nhân viên hỗ trợ pháp lý. Bạn lãnh đạo và quản lý các chương trình liên quan đến chương trình làm việc của công ty.

3. Cơ hội việc làm cho nhân viên hành chính văn phòng

Chắc hẳn tới đây, nhiều bạn trẻ mới ra trường hẳn đang rất lo lắng và bối rối trong việc tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội hay nơi mình sinh ra. Cuộc sống có dễ dàng không? Còn đối với những nhà quản trị văn phòng sẽ khó hoặc khó có được cơ hội thăng tiến trong công việc và cuộc sống. Nhưng thực ra thì khác, quản lý văn phòng luôn là một công việc, một nghề nghiệp mang đến cho bạn nhiều cơ hội thăng tiến hơn. Nói đến con đường thăng tiến của nhà quản trị văn phòng thì rất rõ ràng, nhà quản trị văn phòng cũng có thể chia làm ba cấp và mức lương tương ứng với từng cấp như sau: sau:

– Ở cấp nhân viên, mức lương cho vị trí này vào khoảng 5 đến 12 triệu đồng/tháng.

Khi thăng chức lên thư ký, mức lương cho vị trí này xấp xỉ 8,5 – 14,5 triệu đồng/tháng. Nhưng đối với cấp độ thư ký, bạn cần phải có tính chuyên nghiệp và kiến ​​thức chuyên môn cao hơn, đồng thời cần có tư duy sáng tạo và khả năng phân tích, phán đoán tình hình, đồng thời phải là người có kinh nghiệm. Thời gian kinh nghiệm trong ngành từ 1 năm trở lên.

Lên cấp điều hành, mức lương hàng tháng của bạn dao động từ 9 đến 25 triệu đồng……

Nhìn chung, đối với công việc và quản lý văn phòng, tuy đây không phải là công việc “hot” đối với nhiều người nhưng lại là một công việc đáng làm cho những ai muốn làm việc văn phòng. Về lâu dài, đây là một công việc ổn định.

Qua bài viết của timviec365.vn trên đây chúng ta có thể hiểu được quản trị văn phòng trong tiếng anh là gì và nội dung công việc của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc tương lai của mình. Chúc các bạn thành công trong công việc tại timviec365.vn

Xem thêm: Lá dâu tằm: Công dụng, lợi ích | Vinmec