Blogs

Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Team Là Gì ? Ưu Nhược Điểm Và Hướng Dẫn Sử Dụng

Với mong muốn cải thiện hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thao tác hội họp trực tuyến, trao đổi tài liệu online,… Microsoft Team ra đời và được các doanh nghiệp đánh giá cao.

Đang xem: Microsoft team là gì

Vào tháng 3 năm 2017, Microsoft Team (tên gọi khác là Team) là một ứng dụng được thêm vào Microsoft 365 và được đồng bộ vào hệ sinh thái Microsoft.

Với sự phát triển nhanh chóng hơn 500 nghìn doanh nghiệp đang sử dụng. Ứng dụng được phát triển trên các nền tảng máy tính, web và mobile app tạo môi trường làm việc dễ dàng.

Nhưng bạn hiểu như thế nào về nó. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ về Microsoft Team.

Nội dung chính

1. Microsoft Team là gì?2. Ưu nhược điểm của Microsoft Team2.1 Ưu điểm Microsoft Team2.2 Nhược điểm của Microsoft Teams3. Các tính năng Microsoft Team4. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Team

1. Microsoft Team là gì?

Thuộc hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams là một Hub dành cho làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,… giúp mọi người trong nhóm cộng tác với nhau dễ hơn trên cùng một nền tảng.

Teams có khả năng tích hợp lớn, từ bộ công Microsoft 365 đến hàng trăm ứng dụng khác của bên thứ ba.

*

Microsoft Team

Microsoft Team là ứng dụng một cho tất cả. Tất cả các tài liệu được tập hợp về một nơi duy nhất. Thông tin được cập nhật ngay tức thời theo thời gian thực.

1.1 Cấu trúc của Microsoft Team

Nhóm (Team): Bao gồm tất cả những người muốn cộng tác cùng nhau như thành viên trong cùng bộ phận, cùng dự án hoặc hoặc tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.Kênh (Channel): Là các cuộc hội thoại với những người khác nhau trong Nhóm, trong đó sẽ diễn ra các hoạt động như chat, video call, tổ chức các cuộc họp, chia sẻ tệp,… và cộng tác với mọi người.Tab: Hệ thống mặc định có 3 tab giúp người dùng điều hướng thông qua nội dung kênh: Trò chuyện (lưu trữ những tin nhắn với một người trong kênh). Tệp (lưu trữ tất cả các tài liệu được chia sẻ với mọi người trong kênh). Wiki (trình soạn thảo văn bản thông minh). Người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh theo ý thích.

*

Cấu trúc Microsoft Team

Tóm lại, Microsoft Team được thiết kế với vai trò là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm.

1.2 Danh mục trên Microsoft Team

*

Danh mục Microsoft Teams

– Hoạt động (Activity): Hiển Cập nhật những thôn tin mới nhất của các thành viên trong nhóm theo thời gian thực.

– Trò chuyện (Chat): Nới lưu trữ lịch sử các cuộc trò chuyện trong nhóm đầy đủ.

– Teams: Tập hợp tất cả các Team mà bạn tham gia cho phép bạn đi sâu và từng channel được tạo trong các team này.

– Cuộc họp (Meeting): Được đồng bộ các cuộc họp từ Outlook và cho phép lên lịch các cuộc họp trong tab Meeting được gửi đến Team.

– App: Chạy các App trên trình duyện và tìm các Apps bạn cần trên Teams

– Teams: Danh sách các Team mà bạn tham gia. Kéo thả sắp xếp thứ tự các team phù hợp.

– Chat: sử dụng nút này để duy chuyển giữa các Chat, Team, Calender, File.

Microsoft Team là một ứng dụng thuộc bộ Microsoft 365 một trong những công cụ cực mạnh hỗ trợ công việc Microsoft.

2. Ưu nhược điểm của Microsoft Team

Những tính năng Microsoft Team mang lại cho chúng ta là không thể chối cái. Nhưng sau đó Teams còn có những ưu nhược điểm gì chúng ta cùng tìm hiểu phần tiếp theo nhé.

2.1 Ưu điểm Microsoft Team

2.1.1 Không mất thêm chi phí

Với những tính năng cơ bản như tạo nhóm, trao đổi công việc không cần tới những tính năng nâng cao khác thì Microsoft Team cũng là lựa chọn hữu ích cho các doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn bạn có sử dụng Microsoft 365 có bản quyền. Thì chi cần tích hợp Teams mà không cần mất thêm bất kì khoản chi phí nào.

2.1.2 Tạo cuộc họp trực tuyến quy mô lớn

Đây là thế mạnh tuyệt vời của Microsoft Teams. Quy mô có thể lên đến 2,10,100…đặc biệt giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc.

Cùng lúc đó toàn bộ nội dung cuộc họp sẽ được tự động hóa như lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi âm nội dung và tin nhắn tức thời trong cuộc họp.

*

Họp trực tuyến cực lớn

Với những ứng dụng có sẵn Skype được tích hợp vào Teams thêm tính năng gọi trực tuyến quan đám mây.

Với Microsoft Teams, bạn có thể họp trực tuyến, gọi điện và gửi tin nhắn cho người khác ở mọi lúc mọi nơi.

2.1.3 Dữ liệu được tập hợp về một nơi duy nhất để tập trung làm việc

Team chia thông tin thành các nhóm riêng biết. Do đó mỗi thành viên chỉ thấy được các tài nguyên bao gồm tin nhắn, tài liệu thuộc kênh đó.

Người dùng ít chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện.

Hỗ trợ công việc hiệu quả trong team là tích hợp Microsoft 365 (work, excel…) dưới dạng các tab. Bạn không cần rời khỏi ứng dụng mà vẫn tiếp tục công việc của mình.

Tất cả dữ liệu đều được đồng bộ tức thời lên nền tảng đám mây của Microsoft. Nên tìm kiếm lưu trữ dữ liệu được thực hiện dễ dàng.

2.1.4 Cộng tác dễ dàng hơn với hàng trăm ứng dụng tích hợp

Khi bạn có một tài khoản Microsoft tức là bạn có cả một hệ sinh thái với hớn 400 ứng dụng cần thiết và có thể tìm thấy những ứng dụng khác trong Team Hub App Store.

Người dùng có thể lựa chọn những công cụ cần thiết để đưa vào Team.

Một số ứng dụng quen thộc như:

– Ứng dụng tích hợp miễn phí: Wrike for Teams để quản lý dự án, Lucidchart for Teams để vẽ (flowchart) lưu đồ quy trình, Workstream.ai để quản lý công việc theo định hướng kết quả, Remind để nhắc việc, SurveyMonkey để thực hiện khảo sát nội bộ,…

– Ứng dụng có thể phải trả thêm phí: MeisterTask để quản lý công việc, Smartsheets for Teams để hỗ trợ cộng tác, chữ ký điện tử Signnow,…

2.1.5 Khả năng bảo mật dữ liệu cao

Vấn đề bảo mật luôn được các nhà phát triển phần mềm chú trọng.

Teams cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu tin nhắn và các tập tin khi được chia sẻ người dùng. Xác thực 2 lới được áp dụng để đảm bảo các nhân công ty mới có thể truy cập vào tài khoản.

*

Bảo mật người dùng

Hơn nữa với vai trò quản trị viên bạn có khả năng kiểm soát hạn chế những tính mà từng nhân viện sử dụng, hạn chế nội dung tài liệu không phù hợp.

Xem thêm: Social Bookmark Là Gì ? Social Bookmarking Trong Seo Như Thế Nào

2.2 Nhược điểm của Microsoft Teams

2.1.1 Số lượng kênh bị giới hạn

Teams chỉ giới hạn tối đa 100 kênh mỗi nhóm. Khi đạt tới giới hạn này doanh nghiệp của bạn buộc phải xóa bớt một số kệnh.

Tuy nhiên tài nguyên vẫn còn trọng SharePoint dưới dạng sao lưu nhưng đây là một sư bất tiện.

Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu

2.1.2 Hạn chế khả năng tạo thư mục tùy chỉnh

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thường sẽ phát sinh nhiều tệp dữ liệu mà nhân viên mong muốn được đưa vào một thư mục khác phân cấp chi tiết hơn để dễ dàng tìm kiếm lại khi cần.

Nhưng tính năng tạo thư mục trong Team bị hạn chế khiến việc sắp xếp dữ liệu gặp nhiều khó khăn.

2.1.3 Cài đặt phân quyền bị hạn chế

Bất kì thành viên của một nhóm đều có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong cùng sổ ghi chép OneNote…

Nhưng trong môi trường công ty tài liệu cần được chỉ định chia sẻ với một số người ở các cấp độ như(xem, nhận xét, chỉnh sửa…)

Teams không hỗ trợ chi tiết tính năng phân quyền.

Đều này tuy tối ưu về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài.

3. Các tính năng Microsoft Team

3.1 Tổ chức hội họp ở bất kì nơi đâu

Chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet bạn có thể tổ chức cuộc họp với tất cả mọi thành viên trong nhóm ngay tức khắc.

Bằng việc họp trực tuyến từ xa sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của bạn.

Trong cuộc họp còn có một số tính năng khác như lập lịch biêu, ghi chú cộc họp, chia sẻ màn hình và nhắn tin tức thời.

Thao tác đơn giản người dùng có thể lên lịch họp với Team với bất kì ai có địa chỉ email doanh nghiệp hợp lệ.

Chỉ cần bấm vào được liên kết được gởi quan email để tham gia ngay.

3.2 Tổ chức cuộc họp lớn, các sự kiện trực tiếp

Microsoft Teams còn cho phép mở các cuộc họp lớn, hội thảo trực tuyến, sự kiện toàn công ty và thuyết trình với tối đa 10.000 người dự với trải nghiệm nhất quán trên các nền tảng.

3.3 Hỗ trợ người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin cuộc họp

Trong quá trình họp có nhiều nội dung bạn chưa nắm bắt được hay chưa thể hiểu hết nội dung cuộc họp. Với Teams bạn có thể ghi âm, quay lại video, ghi lại hoạt động của cuộc hop.

3.4 Dễ dàng nắm bắt thông tin cuộc họp

Hộp thoại ghi chú luôn sẵng sàng để người dùng có thể note lại những thôn tin cần thiết.

3.5 Chia sẻ nội dung và cộng tác một cách dễ dàng

Một trong những ưu điểm của Microsoft Teams đó là bạn có thể chia sẻ nội dung của mình và cộng tác dễ dàng trong suốt cuộc họp thông qua tích hợp liền mạch với Office 365.

4. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Team

Bạn muốn tạo một Goup (Nhóm) trong Teams phải làm thế nào? Team giúp các thành viên trong nhóm tương tác trao đổi với nhau một cách dễ dàng. Thông tin được cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực.

4.1 Tạo Group chat trong Microsoft Team

*

Tạo nhóm trong Microsoft Team

Chọn nhóm >> gia nhập hoặc tạo nhóm. Ở đây bạn có thê tạo Group chat mới hoặc tham gia Group chat có sẵn.

Bước 1: Chọn tạo nhóm mới, rồi chọn xây dựng nhóm từ đầu hoặc chọn tạo từ… Tạo nhóm mới từ nhóm hiện có tương ứng.

Bước 2 Tùy chỉnh chế độ

Chọn riêng tư nếu những người được chỉ định mới được tham gia. Hoặc chọn công khai nếu tất cả mọi người trong tổ chức đều có quên tam gia.

Bước 3: Đặt tên cho nhóm nên ngắn ngọn và gợi nhớ.

Bước 4: Chọn Tạo.

Bước 5: Thêm thành viên. Bạn có thể thêm người, nhóm, hoặc thậm chí toàn bộ nhóm liên hệ của bạn.

Nếu bạn cần thêm người từ bên ngoài tổ chức của mình, hãy sử dụng địa chỉ email của người đó để mời họ tham gia với tư cách khách mời.

Bước 6: Khi bạn đã hoàn tất việc thêm các thành viên, hãy chọn Thêm và sau đó Đóng.

4.2 Tạo kênh trong Microsoft Team

*

Tạo kênh trong Microsoft Team

Bước 1: Chọn Thêm tùy chọn… bên cạnh tên nhóm.

Bước 2: Chọn Thêm kênh.

Bước 3: Nhập tên và mô tả cho kênh của bạn. Bạn có thể xây dựng kênh xung quanh một chủ đề, dự án, tên phòng ban, hoặc bất cứ điều gì bạn thích.

Bước 4: Chọn tự động hiển thị kênh này trong danh sách kênh của mọi người nếu bạn muốn kênh này được tự động nhìn thấy trong danh sách kênh của mọi người.

Bước 5: Chọn Thêm.

Xem thêm: Cách Nấu Xôi Nghệ – Làm Xôi Nghệ Theo Cách Của Bếp Quê

5. Tóm lại

Mong là bài viết trên đã cung cấp những thôn tin cần thiết cho các bạn các bạn có cái nhìn tổng thể về Microsoft Team. Những tính năng tuyệt vời của nó được sử dụng hiệu quả trong công việc.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button
You cannot copy content of this page