Nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều hành công ty và mang lại hiệu quả tốt. Tuy nhiên trong một công ty sẽ có rất nhiều nhân viên ở các vị trí khác nhau và thông thường sẽ có những nhân viên chuyên trách trong từng lĩnh vực. Vậy, giám đốc điều hành là gì? Mô tả công việc, mức lương điều hành? Hi vọng bài viết dưới đây có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề trên.

1. Quản trị viên là gì?

Hành chính văn phòng hay còn gọi là hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào, chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân, tổ chức công. Cung cấp hỗ trợ văn thư cho tất cả nhân viên và ngoài ra, cung cấp tư vấn pháp lý cho các nhà lãnh đạo khi cần thiết. Do tính chất của loại hình công việc này nên ở nhiều công ty Phòng Hành chính-Nhân sự hay Phòng Hành chính-Tổ chức thường được nhóm lại với nhau để tiện trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau.

Bạn đang xem: Nhân viên hành chính là làm gì

nhân viên hành chính Tiếng Anh là administrative staff

2. Mô tả công việc điều hành:

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” như những công việc giấy tờ lặt vặt. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiệm vụ của một giám đốc điều hành rất đa dạng và toàn diện. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính là “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần không có mẹ một ngày, cả văn phòng như náo loạn.

Ngoài việc nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và lên lịch, quản trị viên phải thực hiện các nhiệm vụ như chuẩn bị bảng lương, gửi email, xử lý các dự án đặc biệt và sắp xếp các sự kiện, cuộc họp và chức năng của công ty. Các trách nhiệm hàng ngày điển hình của quản trị viên bao gồm:

• Lập kế hoạch các cuộc họp và lời mời họp, lên lịch và quản lý các cuộc họp.
• Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
• Giữ bản cứng và bản mềm của tài liệu.
• Lưu trữ lịch trình hàng tuần cho nhân viên.
• Sắp xếp và chuyển giao tài liệu, báo cáo.
• Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị cho nhân viên mới với bộ phận CNTT.
• Sắp xếp và phân phối thư.
• Giải quyết các nhiệm vụ quản trị bằng cách tạo báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm giải pháp.
• Trả lời thư thay mặt cho công ty hoặc bộ phận được chỉ định.
• Làm việc độc lập hoặc theo nhóm trong các dự án cụ thể, bao gồm thuyết trình, email hoặc hiệu đính.

Ngoài ra, quản trị viên thường đảm nhận các nhóm làm việc sau:

• Lễ tân văn phòng: trực điện thoại, đón khách hàng, xử lý thông tin sơ bộ và hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận chức năng để xử lý công việc. li>
• Hỗ trợ thư ký: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị thiết bị họp, phỏng vấn, liên hoan,…
• Soạn thảo và lưu trữ chứng từ – hồ sơ: soạn thảo thư tín thương mại, dịch tài liệu tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ tài liệu.
• Đi công, thực thi chính sách: Thông báo cho nhân viên những thay đổi trong quy định của công ty, thực thi chính sách, thực thi chính sách của tất cả nhân viên.
• Quản lý cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất: Mua thiết bị và văn phòng phẩm cho công ty, đặt báo và đồ ăn để đáp ứng nhu cầu của nhân viên khách hàng, dự trữ để đảm bảo số lượng và chất lượng của cơ sở vật chất văn phòng, thay thế và bổ sung khi cần thiết.
• Duy trì môi trường làm việc: Quan tâm đến sức khỏe của người lao động và tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi các giám đốc điều hành bước lên để giải quyết xung đột giữa các cá nhân và hòa giải các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
• Hỗ trợ pháp lý: Tư vấn về hồ sơ, pháp lý, hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý dự án, hoạch định công việc của công ty.
• Tôi có thể tìm việc làm quản lý văn phòng ở đâu?

Mặc dù quản trị văn phòng ngày nay đóng một vai trò quan trọng, nhưng mọi công ty đều cần có bộ phận hành chính. Tuy nhiên, nhân lực ngành này không quá khát mà lại không khó tìm việc. Sau khi tốt nghiệp các chuyên ngành như văn thư lưu trữ, khoa học thông tin, bạn có thể ứng tuyển vào các vị trí thư ký, trợ lý, quản trị viên tại các công ty, xí nghiệp, trung tâm lưu trữ dữ liệu. …

3. Trình độ, kỹ năng cần có của nhân viên hành chính:

Xem thêm: Tử Vi Tuổi Ất Mão 2021 – Nam Mạng Sinh Năm 1975 (Chi Tiết)

Quản trị viên hoạt động như một trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty, hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ quản trị và trả lời các câu hỏi của họ. Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm quản lý văn bản, lập báo cáo thu chi, lưu trữ hồ sơ,… Công việc này không đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn cao nên những bạn có bằng trung cấp văn thư lưu trữ trở lên đều có thể đăng ký dự thi. . Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí hành chính.

Ngoài ra, nhân viên hành chính còn cần đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:

• Biết các quy trình hành chính và quy tắc quản lý tài liệu của công ty.
• Sử dụng thành thạo các công cụ vi tính văn phòng như word, excel,…
• Kỹ năng tổ chức tốt.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc (nói và viết).
• Cẩn thận, tỉ mỉ.
• Hiểu quy trình tuyển dụng (vì một số công ty cần nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).

4. Phẩm chất của một nhà điều hành giỏi:

Bằng cấp không phải là yếu tố quyết định để trở thành một nhà quản trị xuất sắc. Đúng hơn, những người thành công ở vị trí này là nhờ những phẩm chất quý giá như:

Xem thêm: Chữ cái là gì? Chức năng, Trách nhiệm, Mô tả Công việc của Thư ký Hành chính?

• Tính cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc của một nhà quản trị chủ yếu liên quan đến hồ sơ, chứng từ, lưu trữ thông tin nên tính cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố cần thiết. Ngoài ra, họ còn cần có kỹ năng làm việc khoa học, biết ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc.
• Chăm chỉ, tận tâm và tận tâm: công việc của nhân viên hành chính không đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại nhiều. Nếu không chuyên cần, tận tâm, họ sẽ không thể hoàn thành công việc hoặc để xảy ra sai sót trong lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ, v.v.
• Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ mọi người: Như đã đề cập ở trên, giám đốc điều hành là đầu mối liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty – họ đến đó để được hỗ trợ, để khắc phục sự cố. Điều này đòi hỏi nhân viên hành chính phải vui vẻ, cởi mở và hữu ích. Đây không chỉ là yếu tố thành công mà còn là điều bắt buộc phải có của người làm nghề.

Khi nói đến công việc của nhân viên hành chính, nhiều người nghĩ rằng đó là công việc mà bất cứ ai cũng có thể làm được mà không cần bằng cấp hay kỹ năng. Tuy nhiên, để thành công trong vai trò này, họ cũng cần có nền tảng kiến ​​thức vững chắc về nghiệp vụ hành chính, cũng như nhiều kỹ năng mềm quan trọng khác. Đây là một vị trí quan trọng góp phần không nhỏ vào quá trình điều hành doanh nghiệp.

5.Cơ hội thăng tiến và mức lương của nhân viên văn phòng như thế nào?

Nhiều bạn lo lắng khi là nhân viên văn phòng khó xin việc hay không có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên, đây là nghề có nhiều cơ hội thăng tiến. Cơ hội thăng tiến cho giám đốc điều hành là gì? Dưới đây là 3 mức thăng tiến và mức lương dành cho cấp điều hành (dựa trên báo cáo của adecco Việt Nam 2016):

• Cấp bậc Nhân viên
• Vị trí: Lễ tân, chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các thắc mắc của khách hàng.
• Hành chính: sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, thư từ, đánh máy và chỉnh sửa hồ sơ…

Vị trí này phù hợp với các bạn sinh viên chuyên ngành quản trị nhân sự, ngoại ngữ hoặc các bạn mới ra trường yêu thích công việc hành chính, nhân sự… được đào tạo. (Mức lương của vị trí này dao động từ 5 triệu đến 12 triệu mỗi tháng)

• Thư ký
• Chức danh công việc: Trợ lý cá nhân để hỗ trợ người giám sát xử lý văn bản, lên lịch và làm việc…
• Thư ký: Thực hiện các công việc hành chính, quản lý hồ sơ….

Tham khảo: Giật mắt trái cả ngày là điềm gì

Công việc này đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn cao, khả năng phân tích, phán đoán tình huống và ra quyết định sáng tạo… (Mức lương của vị trí này dao động từ 7 triệu đến 14 triệu/tháng)

• Cấp điều hành
• Các vị trí hành chính văn phòng

Yêu cầu trình độ chuyên môn cao, kiến ​​thức phong phú, kinh nghiệm làm việc, tốt nghiệp khoa ngôn ngữ, quản trị kinh doanh, nhân sự… (lương 9tr-25tr/tháng)

• Giám đốc/Giám đốc điều hành

Đây có thể là cấp quản trị cao nhất, nhưng để đạt được vị trí này đòi hỏi kỹ năng quản trị, nhiều năm kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao.

Yêu cầu: Có đầy đủ các kỹ năng và phẩm chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc trên 4 năm. (Mức lương vị trí này có thể lên tới 25 triệu-55 triệu/tháng)

Các công việc hành chính và nhân sự có xu hướng thu hút nhiều phụ nữ hơn do tính chất công việc. Tuy không phải là một trong những ngành “hot” nhất hiện nay nhưng đây vẫn là một công việc đáng để thử sức với những ai đang muốn tìm cho mình một công việc “văn phòng” ổn định, lâu dài và phù hợp với năng lực bản thân. sức mạnh của mình.

Xem thêm: Thư ký văn phòng là gì? Chức năng và kỹ năng công việc?

Trên đây là nội dung tư vấn của nhân viên hành chính là gì và mô tả công việc cũng như mức lương của nhân viên hành chính. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể.

Tham khảo: CIC là gì? Cách thức kiểm tra CIC cá nhân